Refondre son logiciel métier
Un logiciel métier, c’est un peu comme une maison : on le construit pour répondre à ses besoins du moment, mais avec le temps, les usages évoluent, les équipes grandissent… et ce qui fonctionnait hier devient un frein aujourd’hui.
Chez Akelio, nous accompagnons régulièrement des entreprises qui hésitent à franchir le cap de la refonte.
Parfois, elles traînent depuis des années un outil devenu obsolète, par peur du changement, faute de temps ou de budget.
Mais certains signaux sont clairs : ils indiquent qu’il est temps d’agir, pour ne pas mettre en péril la performance de l’entreprise. Voici les 5 signes qui ne trompent pas, et nos conseils pour entamer une refonte de manière sereine et efficace.
1. Votre logiciel ralentit votre activité au lieu de la soutenir
Vous perdez du temps chaque jour
Votre logiciel met 10 secondes à charger un écran. Il faut naviguer dans trois menus pour accéder à une information. Les exports sont fastidieux, les synchronisations lentes…
Au lieu d’accélérer votre travail, il ralentit les équipes. Et quand un outil devient un frein, il n’est plus un soutien stratégique — il devient un goulet d’étranglement.
Les signes qui alertent
- Tâches répétitives faites manuellement faute d’automatisation
- Interfaces peu intuitives, qui demandent une formation
- Outil lent, avec des plantages fréquents
- Trop de clics pour des actions simples
Ce que peut apporter une refonte
- Une refonte plus fluide et intuitive (avec vos propres designers ou nos partenaires)
- Des performances améliorées (notamment sur le web ou mobile)
- Des automatisations pour gagner un temps précieux
- Une interface adaptée aux usages réels de vos collaborateurs
À retenir : un bon logiciel métier doit épouser vos processus, pas vous forcer à les contourner.
2. Vos équipes contournent l’outil… ou ne l’utilisent plus
Le logiciel est devenu une contrainte
Si vous entendez souvent des phrases comme :
- Je préfère faire ça dans Excel, c’est plus rapide.
- Je n’ai pas tout rempli, c’est trop long.
- Je mets tout dans mes mails, c’est plus simple.
…alors vous êtes face à une perte d’adoption. Et cela nuit à la qualité des données, à la productivité et à la cohérence du travail d’équipe.
Les signes qui alertent :
- Données incomplètes ou non mises à jour
- Multiplication des fichiers Excel en parallèle du logiciel
- Résistance à l’utilisation, même après formation
Ce que peut apporter une refonte :
- Une meilleure intégration dans les habitudes de travail
- Une UX centrée sur les vrais usages métier
- Un design plus moderne, accessible depuis mobile ou tablette
- Des fonctionnalités repensées en collaboration avec vos équipes
Impliquer vos utilisateurs dans la conception du nouvel outil est essentiel pour favoriser son adoption.
3. Votre logiciel n’évolue plus avec votre entreprise
Il est figé dans le passé
Votre entreprise a évolué : vous avez changé d’organisation, intégré de nouveaux métiers, étendu votre offre. Mais votre outil métier, lui, n’a pas suivi.
Peut-être que le logiciel était parfait à 10 salariés… mais à 50, il n’est plus adapté.
Les signes qui alertent :
- Impossibilité d’ajouter de nouveaux modules ou utilisateurs
- Un back-office non évolutif
- Une dépendance à un prestataire qui ne peut (ou ne veut) plus faire évoluer le produit
Ce que peut apporter une refonte :
- Une architecture modulaire qui anticipe vos évolutions futures
- Une solution capable de monter en charge progressivement
- Des interfaces d’administration claires pour faire évoluer l’outil sans tout recoder
- Une gouvernance plus souple sur les droits, rôles et données
Une refonte bien pensée doit être capable d’évoluer avec vous sans tout reconstruire.
4. Vous multipliez les outils faute d’un logiciel central
Vous avez perdu en centralisation
Entre le CRM, le logiciel métier, les fichiers sur Drive, les messages sur Slack, les tâches sur Trello… vous avez l’impression de passer votre journée à faire des copier-coller.
Quand l’outil métier n’est plus capable de centraliser les données, la multiplication des outils nuit à la productivité et augmente les risques d’erreur.
Les signes qui alertent :
- Données dupliquées entre plusieurs outils
- Difficultés à retrouver la bonne information
- Erreurs de saisie fréquentes
- Perte de temps dans la recherche ou la consolidation
Ce que peut apporter une refonte :
- Un tableau de bord unique, qui concentre toutes les données utiles
- Des connexions API vers vos autres outils (CRM, ERP, compta…)
- Une gestion fine des documents, tâches et flux métiers
- Une centralisation des processus au sein d’un seul outil
Un logiciel métier bien conçu peut devenir votre outil de pilotage quotidien.
5. Vous ne maîtrisez plus votre solution actuelle
Vous êtes dépendant d’une « boîte noire”
Votre logiciel repose sur une technologie propriétaire, un ancien framework ou un prestataire unique. Pire : le développeur qui l’a conçu n’est plus joignable. Résultat : chaque évolution devient un casse-tête, chaque bug un stress permanent.
Les signes qui alertent :
- Des délais déraisonnables pour corriger des bugs simples
- Une angoisse à chaque changement de version ou de poste
Ce que peut apporter une refonte :
- Une architecture claire et documentée
- L’utilisation de technologies pérennes et maintenables
- Une meilleure visibilité sur la sécurité, les sauvegardes
- Un accompagnement transparent avec des livrables maîtrisés
Comment aborder une refonte sans tout casser ?
Refondre un logiciel métier peut faire peur. À juste titre. Mais avec la bonne méthode, cela devient une formidable opportunité de reprendre le contrôle, d’impliquer les équipes, et de moderniser vos process.
Voici quelques conseils issus de notre expérience chez Akelio :
1. Réalisez un audit fonctionnel
Avant de parler technique, analysez les usages actuels : ce qui fonctionne, ce qui coince, ce qui est détourné.
2. Priorisez une première version
Ne cherchez pas à tout refaire en une fois. Mettez l’énergie sur un noyau central solide. Le reste viendra ensuite.
3. Choisissez un prestataire qui vous accompagne vraiment
Un bon partenaire ne code pas seulement. Il vous aide à poser les bonnes questions, à structurer vos besoins et à anticiper l’avenir.
4. Impliquez vos utilisateurs
Un logiciel conçu sans les utilisateurs est un logiciel boudé. Intégrez-les dans la conception, faites des tests réguliers.
5. Centralisez la gestion du projet
Utilisez un espace partagé pour suivre l’avancement, centraliser les décisions, poser vos questions. (Chez Akelio, on utilise Acollab pour ça).
En conclusion : la refonte, un mal pour un bien ?
Pas forcément. Bien menée, une refonte est un investissement stratégique. Celui qui vous permettra d’être plus agile, plus efficace et mieux préparé pour l’avenir.
Alors, si l’un des 5 signes vous parle… c’est peut-être le moment de faire le point.
Et si vous souhaitez échanger, poser vos questions, ou simplement partager vos doutes, l’équipe Akelio est là pour vous accompagner.
Besoin d’un regard extérieur sur votre outil actuel ? Parlons-en.