Le nouveau module de
gestion de fichiers d’Acollab
Chez Akelio, nous sommes fiers de collaborer avec des entreprises ambitieuses pour transformer leurs outils digitaux en véritables leviers de productivité. L’une de nos missions récentes a été de repenser entièrement le module de gestion de fichiers d’Acollab, la plateforme collaborative française. L’objectif ? Offrir une expérience plus fluide, intuitive et performante, tout en répondant aux besoins croissants des équipes en termes de collaboration et de sécurité des documents.
Dans cet article, nous revenons sur ce projet sous l’angle d’Akelio, en détaillant notre approche ergonomique et nos choix techniques. Nous évoquerons également les bénéfices concrets pour les utilisateurs d’Acollab.
Pourquoi une refonte du module de gestion de fichiers ?
Le module de gestion de fichiers d’Acollab existait déjà, mais plusieurs limites avaient été identifiées par les utilisateurs et par notre équipe :
- Complexité de navigation : les utilisateurs perdaient du temps à retrouver les documents, à organiser leurs dossiers ou à comprendre l’arborescence des fichiers.
- Performances limitées : avec la multiplication des fichiers et des projets, certaines actions devenaient lentes, notamment le chargement des dossiers volumineux ou la recherche de documents.
- Expérience utilisateur inégale : la cohérence visuelle et fonctionnelle n’était pas optimale, ce qui pouvait décourager les utilisateurs moins technophiles.
Notre mission chez Akelio a donc été de repenser le module de manière globale, en combinant ergonomie, rapidité et sécurité, pour créer un outil moderne adapté aux usages actuels.
L’approche ergonomique : simplifier l’expérience utilisateur
Une interface intuitive
L’un des premiers défis était de proposer une interface compréhensible immédiatement par tous les utilisateurs.
Nous avons travaillé sur :
- Une arborescence claire : Chaque projet, dossier et sous-dossier est désormais facilement identifiable grâce à une hiérarchie visuelle cohérente.
- Une navigation simplifiée : Les actions fréquentes (téléverser un fichier, déplacer un document, partager un lien) sont accessibles en un clic depuis l’interface principale.
- Un design épuré : Couleurs harmonisées et espaces de respiration pour éviter l’effet « surcharge » de l’écran.
Le résultat est un module où l’utilisateur sait immédiatement comment trouver un document, l’organiser ou le partager avec ses collègues.
Des fonctionnalités pensées pour la collaboration
Nous avons amélioré ergonomiquement des fonctionnalités qui répondent aux besoins concrets des équipes :
- Glisser-déposer simplifié : Il est maintenant possible de déposer plusieurs fichiers à la fois, avec prévisualisation instantanée.
- Etiquetage et filtres avancés : Les utilisateurs peuvent classer les documents par projet, par dossier et filtrer rapidement selon leurs besoins.
- Historique des modifications : Chaque document conserve un suivi complet des versions, permettant de revenir à une version précédente en quelques clics.
- Partage flexible : Il est possible de partager des fichiers avec des collaborateurs internes ou externes, tout en définissant précisément les droits d’accès (lecture seule, édition, etc.).
Ces fonctionnalités reflètent notre volonté d’offrir une expérience centrée sur l’utilisateur, tout en facilitant la collaboration au sein des équipes.
L’approche technique : performance et sécurité
Optimisation des performances
D’un point de vue technique, la refonte du module a été l’occasion d’optimiser la vitesse et la fluidité de l’application. Des optimisations techniques permettent aux utilisateurs de travailler sans frustration, même sur des projets contenant des centaines, voire des milliers de fichiers. Par exemple, le chargement progressif des dossiers ! En effet, pour les arborescences volumineuses, seuls les dossiers nécessaires sont chargés, réduisant ainsi le temps d’affichage.
Sécurité renforcée
La sécurité des documents était un point central de notre intervention :
- Gestion fine des droits d’accès : chaque fichier ou dossier peut être associé à des permissions précises, que ce soit pour un utilisateur, un groupe ou un projet complet.
- Journalisation des actions : Toutes les actions sur les fichiers sont enregistrées, permettant un suivi précis et une traçabilité complète.
Ces mesures garantissent que le module reste fiable et sécurisé, répondant aux standards exigés par les entreprises modernes.
L’intégration avec l’écosystème Acollab
Un autre axe de travail essentiel a été l’intégration du module avec l’ensemble de la plateforme :
- Lien direct avec les projets : chaque fichier peut être rattaché à un projet ou une tâche spécifique, facilitant le suivi des livrables et la collaboration.
- Interaction avec les discussions et tâches : les documents peuvent être partagés directement dans les conversations. Ils peuvent aussi être attachés à des tâches, centralisant l’information et réduisant les emails.
- Compatibilité multi-supports : Que vous soyez au bureau ou en télétravail, sur ordinateur ou mobile, vous avez accès aux fichiers de manière fluide et sécurisée.
Cette intégration renforce l’objectif d’Acollab : offrir un espace collaboratif complet où la gestion de fichiers n’est pas isolée, mais parfaitement connectée aux autres activités de l’équipe.
Les bénéfices concrets pour les utilisateurs
Grâce à cette refonte, les équipes utilisant Acollab constatent plusieurs améliorations tangibles :
- Gain de temps : les utilisateurs trouvent rapidement leurs fichiers et partagent plus efficacement les documents importants.
- Réduction des erreurs : la gestion centralisée et les droits d’accès limitent les pertes de documents et les modifications non souhaitées.
- Collaboration facilitée : les équipes peuvent travailler simultanément sur des fichiers et suivre les versions. Par ailleurs, elles centralisent la communication autour des documents via les commentaires.
- Expérience fluide et agréable : l’interface intuitive réduit la courbe d’apprentissage et encourage l’adoption du module par tous les collaborateurs.
Ces bénéfices reflètent l’engagement d’Akelio : concevoir des outils qui améliorent réellement la productivité et la collaboration.
Notre méthodologie chez Akelio
La réussite de ce projet repose sur notre méthodologie, qui combine écoute client, expertise technique et design centré utilisateur :
- Analyse des besoins : nous avons étudié les usages existants, identifié les points de friction et recueilli les attentes des équipes.
- Prototypage et tests utilisateurs : avant toute implémentation, nous avons créé des maquettes interactives pour valider l’ergonomie et la logique des fonctionnalités.
- Développement itératif : le module a été développé en plusieurs étapes, avec des tests réguliers pour garantir stabilité et performance.
- Accompagnement et formation : une fois le module déployé, nous avons accompagné les équipes dans sa prise en main.
Cette approche garantit que le produit final n’est pas seulement performant techniquement, mais aussi adopté et apprécié par ses utilisateurs.
Conclusion
En conclusion, la refonte du module de gestion de fichiers d’Acollab par Akelio illustre parfaitement notre vision : un outil collaboratif doit être à la fois intuitif, rapide et sécurisé.
En améliorant l’ergonomie, en optimisant la performance et en garantissant l’intégration avec le reste de la plateforme, nous avons créé un module qui transforme la gestion de fichiers en un véritable levier de productivité. Les équipes peuvent désormais se concentrer sur leur travail, partager leurs documents en toute confiance et collaborer plus efficacement.
Chez Akelio, chaque projet est l’occasion de mettre notre expertise au service des utilisateurs. Egalement, l’objectif est de créer des solutions digitales qui font réellement la différence. La refonte du module de gestion de fichiers d’Acollab est un exemple concret de ce que peut apporter un partenariat réussi entre un prestataire tech et une plateforme collaborative ambitieuse.